TOUTES LES INFORMATIONS
LES DIFFÉRENTES ÉTAPES DE VOTRE PROJET
AVANT LA COURSE
– Signature d’une convention de partenariat entre votre organisation et moi-même.
Afin de respecter au mieux la réglementation et l’utilisation des photos, tant de votre part que de la mienne, je vous propose une convention de partenariat définissant clairement ces points. Je vous transmettrai le modèle de convention que j’utilise et il sera possible de l’adapter à votre évènement si besoin.
– Envoi des flyers de ma part afin de les proposer lors du retrait des dossards.
– Reconnaissance du terrain de ma part et détermination du lieu de prise de vue.
Afin de ne pas réaliser des clichés sur la ligne d’arrivée, car ce n’est pas toujours le lieu le plus photogénique, je me déplace sur un point du parcours bien plus flatteur pour mettre en valeur la performance des athlètes.
Si vous possédez les traces GPX de vos parcours, cela m’est d’une grande aide pour déterminer ce lieu.
– Communication de ma part sur votre évènement sur mes réseaux sociaux.
Je réalise des publications régulières les semaines qui précèdent la course.
Je ne manquerai pas de mentionner votre organisation et les différents liens vers vos réseaux sociaux.
– Communication de votre part sur la présence d’un photographe le jour de la course à travers vos réseaux sociaux et/ou votre site web.
– Si l’option envoi de SMS et/ou e-mail a été retenue, j’ai alors besoin que vous me transmettiez les infos nécessaire une fois vos inscriptions clôturées.
LE JOUR DE LA COURSE
– Installation des panneaux d’affichage sur le village d’arrivée.
Ces panneaux contiennent les informations utiles aux athlètes pour retrouver leurs photos, notamment à travers le scan d’un QR code.
Ce QR code peut être publié bien avant la course, car il est possible de s’enregistrer avec son e-mail et d’être notifié de la mise en ligne des photos. Il n’y aura aucune publicité invasive sur les boites e-mail suite à cet enregistrement.
– Distribution de flyers aux participants/es, ainsi qu’au public.
Des assistants/es m’accompagnent afin d’informer le plus largement possible sur la mise en ligne des photos.
– Si un speaker est présent, je lui remets une fiche synthétisant les informations les plus utiles pour retrouver les photos.
– Les photos, car c’est quand même le plus important dans ce projet !
Je réalise donc des clichés des participants au point préalablement défini. J’ajoute une animation musicale sur le parcours, ce qui plait énormément aux coureurs, surtout lorsqu’ils sont dans le dur en fin de course !
Les photos sont disponibles quasiment instantanément (en fonction de la qualité du réseau 4G/5G) sur une plateforme sécurisée (SPORTRPXL.COM). Elles peuvent également être reliées au chrono de chaque athlète.
Et la recherche se fait par numéro de dossard ou par selfie.
APRÈS LA COURSE
– Campagne SMS / e-mail
Je vous propose de réaliser 1 ou 2 campagnes numériques MAXIMUM, à J+0 et J+7.
Cela permet aux participants de recevoir uniquement leurs photos, automatiquement filtrées sur leur numéro de dossard.
Les données que vous m’aurez fournies ne sont pas exploitées en dehors de ce cadre et ne sont pas revendues ni utilisées par une société tierce. Ce point est encadré par la convention de partenariat.
– Les commandes photos numérique
La version HD des photos commandées est disponible instantanément.
La version UHD des photos commandées est envoyé par e-mail sous un délai de 24h.
– Les tirages papier et les goodies
Les produits sont expédiées 24h à 48h après réception de la commande en lettre verte 3 jours.
Donc sous un délai de 5 jours ouvrés, les clients reçoivent leurs commandes à domicile.
– Les photos que je vous offre
Je vous +/- 40 photos que vous pouvez utiliser comme bon vous semble, en dehors de tout cadre commercial.
Ce point est également encadré par la convention de partenariat.
L’UTILISATION DES DONNÉES
La diffusion des photos, les campagnes SMS et e-mail sont certes des éléments cruciaux pour la vente des photos mais l’utilisation de telles informations peut devenir un sujet sensible si l’on ne s’attache pas à respecter scrupuleusement quelques points :
1/ La signature d’une convention de partenariat afin que vous et moi soyons dans le respect du règlement que vous avez fait signé à vos athlètes.
Il peut être parfois nécessaire d’envisager une petite modification de votre règlement, comme le montre l’exemple ci-dessous :
DROIT À L’IMAGE ET PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES
Chaque participant autorise expressément l’organisateur ainsi que les partenaires à utiliser les images fixes ou audiovisuelles sur lesquelles il pourrait apparaître, pris à l’occasion de la course XXX, sur tous les supports y compris internet, les documents publicitaires et promotionnels liés à cette manifestation.
Conformément à la loi informatique et libertés du 6 janvier 1978, chaque participant dispose d’un droit à l’accès et de rectification des données le concernant. Les informations recueillies font l’objet d’un traitement informatique destiné à l’enregistrement des participants à la course XXX. Les destinataires des données sont la société de CHRONOMÉTRAGE, l’organisateur de l’événement ainsi que ses partenaires.
Vous pouvez également, pour des motifs légitimes, vous opposer au traitement des données vous concernant.
2/ Une définition claire de l’utilisation des données. Comme cela est précisé précédemment, dans le cadre d’une campagne de communication numérique, il ne sera réalisé que 2 envois maximum (J+0 et J+7).
Les données sont ensuite détruites et ne sont pas exploitées en dehors du cadre que nous avons défini et ne sont pas revendues ni utilisées par une société tierce.
Je reste à votre disposition si vous souhaitez que nous échangions pour la mise en place de de ce projet lors de votre prochaine course à pied !
Contactez-moi par téléphone : 06 50 22 82 24 Ou par e-mail : contact@fabientraisnel.com
